SmartSite eUsługi to rozwiązanie, które pozwala jednostkom administracji publicznej przenieść procesy obsługi interesantów do świata cyfrowego, zachowując przy tym prostotę i przejrzystość dla użytkownika.
SmartSite eUsługi
Łatwe i przyjazne usługi elektroniczne dla mieszkańców i administracji publicznej
Moduł e-Usług wspiera transformację cyfrową urzędów poprzez ułatwienie przygotowania i obsługi elektronicznych wniosków spraw urzędowych - od przygotowania wzoru wniosku, jego udostępnienie w Internecie, wsparcie wypełniania przez mieszkańców czy przedsiębiorców, aż po ich podpisanie i wysyłkę do systemu EZD lub systemu dziedzinowego za pośrednictwem systemu e-Doręczenia lub poprzez bezpośrednią integrację.
Jedna platforma. Wszystkie sprawy online.
Od prostych formularzy po złożone procesy administracyjne
Moduł eUsług to zestaw uniwersalnych elementów, z których można tworzyć i obsługiwać e-usługi o różnym poziomie skomplikowania – od prostych, powtarzalnych wniosków po złożone procesy wymagające wieloetapowej weryfikacji, zaangażowania wielu komórek organizacyjnych i wymiany danych z systemami zewnętrznymi.
Katalog usług – pozwala w wygodny sposób opisać i udostępnić informacje o usługach publicznych, świadczonych przez jednostkę administracji publicznej, jednostki podległe lub inne podmioty w ramach np. związku gmin, obszaru funkcjonalnego czy metropolii. Każda usługa może kierować do odpowiednich formularzy, w tym dedykowanych dla każdej z jednostek organizacyjnych. Moduł można także połączyć z bazą teleadresową poszczególnych jednostek i miejsc obsługi mieszkańców, udostępniając dodatkowe dane kontaktowe.
Formularze – umożliwiają tworzenie i publikację wniosków przy użyciu narzędzi graficznych oraz – w przypadku bardziej złożonych potrzeb – formularzy dedykowanych, tworzonych narzędziami programistycznymi, z obsługą wyliczeń, integracji i zaawansowanych interakcji. Mechanizm wspiera także zapisywanie kopii roboczych, co jest szczególnie przydatne przy rozbudowanych formularzach wymagających zebrania wielu danych.
Podpis i eDoręczenia – wypełnione formularze można podpisać przy pomocy metod dostępnych w ramach Profilu Zaufanego oraz wysłać do urzędu poprzez eDoręczenia, skąd mogą być pobrane przez system EZD. Moduł eUsług może też wypełniony formularz udostępniać innym systemom w ramach dedykowanych integracji.
Subskrypcja usług – umożliwia udostępnianie klientom spersonalizowanych powiadomień i danych, takich jak stan i terminy zobowiązań podatkowych, informacje o zaległościach, status załatwianej sprawy czy ważne komunikaty ogólne. Otwartość na integrację z systemami dziedzinowymi oraz wielokanałowe przekazywanie informacji wspierają codzienne potrzeby mieszkańców i interoperacyjność systemu e-Usług.
Stan sprawy – przykładem subskrypcji jest integracja z różnymi systemami EZD, która umożliwia wnioskodawcy dostęp do aktualnego statusu sprawy. Informacja może być widoczna na wykazie złożonych wniosków, a także przesyłana w formie powiadomień e-mail lub w aplikacji mobilnej.
Płatności – jeśli wniosek wymaga wniesienia opłaty, możliwe jest wykonanie jej bezpośrednio w ramach składania wniosku do urzędu lub na podstawie informacji wynikających z procesu załatwienia sprawy. System pozwala na wysłanie odpowiedniego powiadomienia, przyjęcia opłaty oraz przekazania informacji do systemu dziedzinowego.
Bezpieczeństwo i zgodność
Cała komunikacja z użytkownikami odbywa się z wykorzystaniem bezpiecznych protokołów i metod uwierzytelniania - m.in. Profilu Zaufanego czy e-Doręczenia. System zapewnia integralność danych, kontrolę dostępu oraz pełną rejestrację operacji, wspierając realizację obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
Dla mieszkańca – prosto, wygodnie i 24/7
Interfejs użytkownika został zaprojektowany z myślą o prostocie obsługi.
Mieszkaniec lub przedsiębiorca może:
- wyszukać interesującą go usługę,
- wypełnić i podpisać wniosek online,
- dodać wymagane załączniki,
- opłacić koszty administracyjne związane z realizowaną usługą,
- otrzymać potwierdzenie i śledzić status swojej sprawy.
Dzięki responsywnemu interfejsowi e-usługi są dostępne z każdego urządzenia – komputera, tabletu czy telefonu.
Korzyści z wdrożenia modułu e-Usług
- pełna cyfryzacja procesów administracyjnych,
- redukcja czasu i kosztów informatyzacji spraw,
- redukcja kosztów obsługi papierowej,
- krótszy czas realizacji spraw,
- wygoda i przejrzystość dla mieszkańców,
- gotowość do integracji z krajowymi systemami publicznymi
oraz lokalnymi systemami dziedzinowymi.
e-usługi "szyte na miarę"
W zależności od potrzeb urzędu możemy przygotować dedykowane usługi i procesy (formularze, obiegi, rejestry, integracje i płatności). Poniżej prezentujemy przykładowe e-usługi realizowane w tym modelu.
Baza Obiektów Noclegowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r., dotyczącym obiektów hotelarskich i innych miejsc świadczących usługi noclegowe, każda gmina zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji takich obiektów. Aby sprostać temu wymogowi, stworzyliśmy zaawansowane narzędzie, które przyniesie korzyści zarówno mieszkańcom, jak i pracownikom urzędów.
Właściciele obiektów noclegowych mogą teraz składać wnioski o wpis do ewidencji bez potrzeby wychodzenia z domu. Urzędnicy z kolei zyskują możliwość zarządzania kompletną kartoteką obiektu w jednym miejscu, z pełnym wglądem w historię oraz bieżące zgłoszenia. System umożliwia również automatyczne generowanie odpowiedzi na wnioski przesyłane do urzędu.
Funkcje systemu
- Składanie wniosków online: Użytkownicy mogą podpisać i przesłać wnioski przez ePUAP bezpośrednio z poziomu strony internetowej.
- Publiczna mapa obiektów noclegowych: Wszystkie zarejestrowane obiekty są dostępne na interaktywnej mapie, którą można przeglądać online.
- Obsługa wniosków w systemie: Kompleksowe zarządzanie wnioskami i dokumentacją w jednym miejscu.
- Generowanie kart ewidencyjnych: Automatyczne tworzenie kart ewidencyjnych dla każdego zarejestrowanego obiektu.
- Tworzenie pism dla wnioskodawców: System generuje odpowiedzi na złożone wnioski, usprawniając komunikację z właścicielami obiektów.
- Intuicyjne raportowanie i sprawozdawczość: Prosty i przyjazny sposób generowania raportów oraz sprawozdań.
Przykład: https://obiektynoclegowe.gdansk.gda.pl/
Uzgodnienia Związane z Zajęciem Pasa Drogowego
Moduł umożliwia sprawne zarządzanie obszarem związanym z prowadzeniem inwestycji miejskich zlokalizowanych w pasie drogowym oraz składanie wniosków o zajęcie pasa w celu ustawienia na nim np. tablic reklamowych, zgodnie z Ustawą z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych.
Proces uzgodnień wewnętrznych związanych z prowadzeniem inwestycji gminnych został zautomatyzowany i wsparty gotowymi pismami oraz decyzjami, które wynikają z kolejnych kroków zaprojektowanych na ścieżce obiegu dokumentów.
System monitoruje terminy oraz umożliwia pełną rozliczalność w procesie. Ponadto, możliwa jest obsługa wniosków od mieszkańców, w tym moduł płatności za zajęcie pasa drogowego na cele reklamowe.
Sklep internetowy
Coraz częściej gminne jednostki kultury lub biblioteki prowadzą działalność związaną z sprzedażą wydawnictw, pamiątek lub organizacją odpłatnych wydarzeń. Moduł sklepu internetowego to kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia prezentację produktów oraz płatność online.
System jest prosty w obsłudze, a jednocześnie oferuje szerokie możliwości. Produkty mogą być opisane dowolnymi atrybutami, zdjęciami i opisem tekstowym. Obsługiwane są wydawnictwa elektroniczne w formacie PDF z osadzaniem znaku wodnego. Możliwa jest też oraz konfiguracja opłat za wysyłkę oraz integracja z systemem księgowym klienta, oraz faktur dla klientów.
Przykład: Książnica Podlaska im. Łukasza Górnickiego w Białymstoku
Rozkłady jazdy komunikacji miejskiej
Moduł rozkładu jazdy komunikacji miejskiej umożliwia umieszczenie informacji o aktualnym rozkładzie jazdy na stronie internetowej gminy, na stronie systemu Lupe oraz w powiązanej aplikacji mobilnej. Dzięki temu gmina może zapewnić swoim mieszkańcom bieżącą, łatwo dostępną i wygodną metodę planowania miejskich podróży.
Podobne produkty
Rozkłady jazdy komunikacji miejskiej
Jednym z wielu komponentów SmartSite CMS jest moduł rozkładu jazdy komunikacji miejskiej umożliwia umieszczenie informacji o aktualnym rozkładzie jazdy na stronie internetowej gminy, na stronie systemu Lupe oraz w powiązanej aplikacji mobilnej. Dzięki temu gmina może zapewnić swoim mieszkańcom bieżącą, łatwo dostępną i wygodną metodę planowania miejskich podróży.
Moduł jest w pełni dostosowany do wymagań WCAG 2.1, co zapewnia dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami. W rozkładzie jazdy można również osadzić dodatkowe informacje, na przykład oznaczyć, który autobus jest niskopodłogowy.
Moduł Statystyczno-Raportowy
Moduł Statystyczno-Raportowy to kompleksowe rozwiązanie wspierające gromadzenie, przetwarzanie i raportowanie danych dla instytucji publicznych, w tym kulturalnych i edukacyjnych. Stworzyliśmy narzędzie, które automatyzuje procesy gromadzenia, weryfikacji oraz eksportowania i przekazywania danych statystycznych i sprawozdawczych na potrzeby różnych instytucji zewnętrznych i nadzorujących. Moduł zapewnia oszczędność czasu, eliminację błędów i pełną zgodność z wymaganiami formalnymi. System oparty jest na centralnej bazie danych, co umożliwia spójne zarządzanie informacjami, generowanie raportów w czasie rzeczywistym oraz ich dostosowanie do potrzeb różnych odbiorców, takich jak GUS, MKiDN, czy lokalne samorządy.
Nasze rozwiązania jest zgodne z wymaganiami zawartymi m.in w Zarządzeniu Nr 52 Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 29 sierpnia 1988 r. w sprawie obowiązków sprawozdawczych w zakresie kultury. System jest szczególnie polecany dla takich instytucji jak książnice, biblioteki czy kuratoria.
Sklep internetowy
Moduł sklepu internetowego to kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia prezentację produktów oraz płatność online. Jest on szczególnie dostosowany do sprzedaży wydawnictw, pamiątek czy innych produktów realizowanych przez gminne jednostki kultury lub biblioteki.
System jest prosty w obsłudze, a jednocześnie oferuje szerokie możliwości. Produkty mogą być opisane dowolnymi atrybutami, zdjęciami i opisem tekstowym. Obsługiwane są wydawnictwa elektroniczne w formacie PDF z osadzaniem znaku wodnego. Możliwa jest też konfiguracja opłat za wysyłkę oraz integracja z systemem księgowym klienta, oraz faktur dla klientów.