SmartSite eUsługi to rozwiązanie, które pozwala jednostkom administracji publicznej przenieść procesy obsługi interesantów do świata cyfrowego, zachowując przy tym prostotę i przejrzystość dla użytkownika.
SmartSite eUsługi
Łatwe i przyjazne usługi elektroniczne dla mieszkańców i administracji publicznej
Moduł e-Usług wspiera transformację cyfrową urzędów poprzez ułatwienie przygotowania i obsługi elektronicznych wniosków spraw urzędowych - od przygotowania wzoru wniosku, jego udostępnienie w Internecie, wsparcie wypełniania przez mieszkańców czy przedsiębiorców, aż po ich podpisanie i wysyłkę do systemu EZD lub systemu dziedzinowego za pośrednictwem systemu e-Doręczenia lub poprzez bezpośrednią integrację.
Jedna platforma. Wszystkie sprawy online.
Od prostych formularzy po złożone procesy administracyjne
Moduł eUsług to zestaw uniwersalnych elementów, z których można tworzyć i obsługiwać e-usługi o różnym poziomie skomplikowania – od prostych, powtarzalnych wniosków po złożone procesy wymagające wieloetapowej weryfikacji, zaangażowania wielu komórek organizacyjnych i wymiany danych z systemami zewnętrznymi.
Katalog usług – pozwala w wygodny sposób opisać i udostępnić informacje o usługach publicznych, świadczonych przez jednostkę administracji publicznej, jednostki podległe lub inne podmioty w ramach np. związku gmin, obszaru funkcjonalnego czy metropolii. Każda usługa może kierować do odpowiednich formularzy, w tym dedykowanych dla każdej z jednostek organizacyjnych. Moduł można także połączyć z bazą teleadresową poszczególnych jednostek i miejsc obsługi mieszkańców, udostępniając dodatkowe dane kontaktowe.
Formularze – umożliwiają tworzenie i publikację wniosków przy użyciu narzędzi graficznych oraz – w przypadku bardziej złożonych potrzeb – formularzy dedykowanych, tworzonych narzędziami programistycznymi, z obsługą wyliczeń, integracji i zaawansowanych interakcji. Mechanizm wspiera także zapisywanie kopii roboczych, co jest szczególnie przydatne przy rozbudowanych formularzach wymagających zebrania wielu danych.
Podpis i eDoręczenia – wypełnione formularze można podpisać przy pomocy metod dostępnych w ramach Profilu Zaufanego oraz wysłać do urzędu poprzez eDoręczenia, skąd mogą być pobrane przez system EZD. Moduł eUsług może też wypełniony formularz udostępniać innym systemom w ramach dedykowanych integracji.
Subskrypcja usług – umożliwia udostępnianie klientom spersonalizowanych powiadomień i danych, takich jak stan i terminy zobowiązań podatkowych, informacje o zaległościach, status załatwianej sprawy czy ważne komunikaty ogólne. Otwartość na integrację z systemami dziedzinowymi oraz wielokanałowe przekazywanie informacji wspierają codzienne potrzeby mieszkańców i interoperacyjność systemu e-Usług.
Stan sprawy – przykładem subskrypcji jest integracja z różnymi systemami EZD pozwala wnioskodawcy na dostęp do aktualnego stanu jego spraw. Możliwe jest nie tylko udostępnienie tej informacji na wykazie złożonych wniosków, ale równie z powiadomienie e-maile czy w aplikacji mobilnej.
Płatności – jeśli wniosek wymaga wniesienia opłaty, możliwe jest wykonanie tego bezpośrednio w ramach składania wniosku do urzędu lub na podstawie informacji wynikających z procesu załatwienia sprawy. System pozwala na wysłanie odpowiedniego powiadomienia, przyjęcia opłaty oraz przekazania tej informacji do systemu dziedzinowego.
Bezpieczeństwo i zgodność
Cała komunikacja z użytkownikami odbywa się z wykorzystaniem bezpiecznych protokołów i metod uwierzytelniania - m.in. Profilu Zaufanego czy e-Doręczenia. System zapewnia integralność danych, kontrolę dostępu oraz pełną rejestrację operacji, wspierając realizację obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
Dla mieszkańca – prosto, wygodnie i 24/7
Interfejs użytkownika został zaprojektowany z myślą o prostocie obsługi.
Mieszkaniec lub przedsiębiorca może:
- wyszukać interesującą go usługę,
- wypełnić i podpisać wniosek online,
- dodać wymagane załączniki,
- opłacić koszty administracyjne związane z realizowaną usługą,
- otrzymać potwierdzenie i śledzić status swojej sprawy.
Dzięki responsywnemu interfejsowi e-usługi są dostępne z każdego urządzenia – komputera, tabletu czy telefonu.
Korzyści z wdrożenia modułu e-Usług
- pełna cyfryzacja procesów administracyjnych,
- redukcja czasu i kosztów informatyzacji spraw,
- redukcja kosztów obsługi papierowej,
- krótszy czas realizacji spraw,
- wygoda i przejrzystość dla mieszkańców,
- gotowość do integracji z krajowymi systemami publicznymi
oraz lokalnymi systemami dziedzinowymi.
e-usługi "szyte na miarę"
W zależności od potrzeb urzędu możemy przygotować dedykowane usługi i procesy (formularze, obiegi, rejestry, integracje i płatności). Poniżej prezentujemy przykładowe e-usługi realizowane w tym modelu.
Baza Obiektów Noclegowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r., dotyczącym obiektów hotelarskich i innych miejsc świadczących usługi noclegowe, każda gmina zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji takich obiektów. Aby sprostać temu wymogowi, stworzyliśmy zaawansowane narzędzie, które przyniesie korzyści zarówno mieszkańcom, jak i pracownikom urzędów.
Właściciele obiektów noclegowych mogą teraz składać wnioski o wpis do ewidencji bez potrzeby wychodzenia z domu. Urzędnicy z kolei zyskują możliwość zarządzania kompletną kartoteką obiektu w jednym miejscu, z pełnym wglądem w historię oraz bieżące zgłoszenia. System umożliwia również automatyczne generowanie odpowiedzi na wnioski przesyłane do urzędu.
Funkcje systemu
- Składanie wniosków online: Użytkownicy mogą podpisać i przesłać wnioski przez ePUAP bezpośrednio z poziomu strony internetowej.
- Publiczna mapa obiektów noclegowych: Wszystkie zarejestrowane obiekty są dostępne na interaktywnej mapie, którą można przeglądać online.
- Obsługa wniosków w systemie: Kompleksowe zarządzanie wnioskami i dokumentacją w jednym miejscu.
- Generowanie kart ewidencyjnych: Automatyczne tworzenie kart ewidencyjnych dla każdego zarejestrowanego obiektu.
- Tworzenie pism dla wnioskodawców: System generuje odpowiedzi na złożone wnioski, usprawniając komunikację z właścicielami obiektów.
- Intuicyjne raportowanie i sprawozdawczość: Prosty i przyjazny sposób generowania raportów oraz sprawozdań.
Przykład: https://obiektynoclegowe.gdansk.gda.pl/
Uzgodnienia Związane z Zajęciem Pasa Drogowego
Moduł umożliwia sprawne zarządzanie obszarem związanym z prowadzeniem inwestycji miejskich zlokalizowanych w pasie drogowym oraz składanie wniosków o zajęcie pasa w celu ustawienia na nim np. tablic reklamowych, zgodnie z Ustawą z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych.
Proces uzgodnień wewnętrznych związanych z prowadzeniem inwestycji gminnych został zautomatyzowany i wsparty gotowymi pismami oraz decyzjami, które wynikają z kolejnych kroków zaprojektowanych na ścieżce obiegu dokumentów.
System monitoruje terminy oraz umożliwia pełną rozliczalność w procesie. Ponadto, możliwa jest obsługa wniosków od mieszkańców, w tym moduł płatności za zajęcie pasa drogowego na cele reklamowe.
Sklep internetowy
Coraz częściej gminne jednostki kultury lub biblioteki prowadzą działalność związaną z sprzedażą wydawnictw, pamiątek lub organizacją odpłatnych wydarzeń. Moduł sklepu internetowego to kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia prezentację produktów oraz płatność online.
System jest prosty w obsłudze, a jednocześnie oferuje szerokie możliwości. Produkty mogą być opisane dowolnymi atrybutami, zdjęciami i opisem tekstowym. Obsługiwane są wydawnictwa elektroniczne w formacie PDF z osadzaniem znaku wodnego. Możliwa jest też oraz konfiguracja opłat za wysyłkę oraz integracja z systemem księgowym klienta, oraz faktur dla klientów.
Przykład: Książnica Podlaska im. Łukasza Górnickiego w Białymstoku
Rozkłady jazdy komunikacji miejskiej
Moduł rozkładu jazdy komunikacji miejskiej umożliwia umieszczenie informacji o aktualnym rozkładzie jazdy na stronie internetowej gminy, na stronie systemu Lupe oraz w powiązanej aplikacji mobilnej. Dzięki temu gmina może zapewnić swoim mieszkańcom bieżącą, łatwo dostępną i wygodną metodę planowania miejskich podróży.
Podobne produkty
SmartSite Lupe
SmartSite Lupe to zaawansowany system, który rewolucjonizuje zarządzanie zgłoszeniami, komunikacją, procesami i zasobami, łącząc nowoczesne technologie z intuicyjną obsługą. Platforma zapewnia pełną automatyzację procesów, szczególnie związanych z serwisem i utrzymaniem infrastruktury, komunikacją z klientami, partnerami biznesowymi czy mieszkańcami, w przypadku samorządów. System zapewnia też monitorowanie działań oraz szybką ocenę sytuacji na wielu poziomach - szczegółową, będąc doskonałym narzędziem do codziennej pracy oraz globalną - na poziomie zarządczym.
SmartSite Lupe daje też oraz możliwość integracji z innymi systemami. Dzięki swojej modułowej budowie SmartSite Lupe jest rozwiązaniem skalowalnym, które można dostosować do specyfiki każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i zakresu działania.
SmartSite CMS
SmartSite CMS to zaawansowane narzędzie do tworzenia i zarządzania serwisami internetowymi. Jest autorskim rozwiązaniem firmy BIT Sp. z o.o., przeznaczonym do realizacji szerokiego zakresu witryn internetowych, od prostych serwisów WWW do rozbudowanych portali informacyjnych.
Więcej
Baza Obiektów Noclegowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r., dotyczącym obiektów hotelarskich i innych miejsc świadczących usługi noclegowe, każda gmina zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji takich obiektów. Aby sprostać temu wymogowi, stworzyliśmy zaawansowane narzędzie, które przyniesie korzyści zarówno mieszkańcom, jak i pracownikom urzędów.
Właściciele obiektów noclegowych mogą teraz składać wnioski o wpis do ewidencji bez potrzeby wychodzenia z domu. Urzędnicy z kolei zyskują możliwość zarządzania kompletną kartoteką obiektu w jednym miejscu, z pełnym wglądem w historię oraz bieżące zgłoszenia. System umożliwia również automatyczne generowanie odpowiedzi na wnioski przesyłane do urzędu. System wspiera zarówno właścicieli obiektów, jak i urzędników gminnych, oferując szereg funkcji usprawniających zarządzanie ewidencją takich miejsc.
Uzgodnienia Związane z Zajęciem Pasa Drogowego
System pomaga samorządom w efektywnym zarządzaniu obszarem pasa drogowego, wspierając procesy związane ze składaniem wniosków o zajęcie pasa drogowego oraz ich kompleksowym procesowanie we wszystkich zaangażowanych organizacjach.
Więcej
System zamiany mieszkań
Usługa wspiera miasta zarządzające własnym zasobem lokalowym oraz ich mieszkańców, którzy szukają mieszkań lepiej dopasowanych do ich potrzeb. System zamiany mieszkań zapewnia rejestrację i weryfikację ofert mieszkańców w zakresie zamiany lokali, publikacje bazy takich ofert w Internecie oraz bieżący monitoring procesu dokonywania zamian mieszkań.
Więcej
SmartSite eKolejka
SmartSite eKolejka to system do internetowej rezerwację wizyt w urzędach i firmach, w tym wielooddziałowych. Przyjazny zarówno dla pracowników jak i interesantów, dostępny przez WWW oraz aplikację mobilną. Umożliwia zarządzanie rezerwacjami wizyt w wielu lokalizacjach, umawianych wieloma kanałami - przez stronę WWW, drogą mailową, zgłoszone osobiście czy telefonicznie. Usprawnia pracę automatyzując powtarzalne czynności oraz masowe zarządzanie rezerwacjami, jak odwoływanie wszystkich wizyty z danego dnia czy przesuwanie terminu wizyty. Aplikacja wyposażona jest w mechanizmy antyspamowe uniemożliwiające celowe blokowanie kolejek.
Więcej