Skuteczna kontrola treści pod kątem ryzyka ujawnienia
danych osobowych
RODO Skaner
Usługa weryfikacji danych osobowych na stronach BIP i WWW
Rozwiązanie umożliwiające wykrywanie danych osobowych oraz treści, które nie powinny być publicznie dostępne. Usługa wspiera instytucje i organizacje w utrzymaniu realnej kontroli nad publikowanymi treściami, ograniczając ryzyko naruszeń, konsekwencji prawnych i wizerunkowych.
Systemowe wsparcie zespołów
w kontroli treści
Publikowanie treści w instytucjach i organizacjach to proces ciągły, realizowany przez wiele zespołów i systemów. Utrzymanie kontroli nad danymi osobowymi wymaga dziś czegoś więcej niż ręcznej weryfikacji i procedur.
Publikacje w wielu miejscach
BIP, strony WWW, dokumenty i załączniki są tworzone i udostępniane równolegle – często przez różne komórki organizacyjne i w różnych narzędziach. Utrudnia to zachowanie spójności i pełnej orientacji w tym, co faktycznie trafia do przestrzeni publicznej.
Narastająca liczba treści
Treści powstają latami. Dokumenty zmieniają status, są aktualizowane, archiwizowane lub powinny zostać wycofane. Materiały, które w momencie publikacji były poprawne, z czasem mogą wymagać ponownej weryfikacji.
Ograniczenia ręcznej kontroli
Nawet dobrze zaprojektowane procedury przestają wystarczać przy dużej skali danych. Ręczna weryfikacja jest czasochłonna, obciążająca zespoły i podatna na przeoczenia.
Ryzyko ujawnienia danych osobowych
W takich warunkach ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych rzadko wynika z pojedynczego błędu. Częściej jest efektem braku całościowego oglądu treści publikowanych i przetwarzanych w organizacji.
Analiza w skali całej organizacji
Utrzymanie porządku wymaga możliwości spojrzenia na treści przekrojowo – niezależnie od miejsca publikacji, formatu dokumentu czy zespołu odpowiedzialnego za jego przygotowanie.
Wsparcie zespołów, nie ich zastępowanie
Rozwiązania wspierające analizę treści pomagają identyfikować obszary wymagające uwagi, pozostawiając odpowiedzialne decyzje po stronie zespołów i organizacji.
W kontekście obowiązków wynikających z RODO oraz realnych konsekwencji nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych, utrzymanie kontroli nad publikowanymi treściami wymaga dziś wsparcia systemowego, a nie wyłącznie ręcznej weryfikacji.
Skuteczność naszego podejścia wynika z połączenia technologii wspierającej analizę treści z jasno określoną odpowiedzialnością po stronie zespołów.
Jak działa usługa
Rozwiązanie opiera się na zaawansowanej analizie treści z wykorzystaniem AI, która wspiera zespoły w pracy z dużymi zbiorami informacji. System analizuje publikowane treści, a także umożliwia skanowanie dokumentów przechowywanych lokalnie — również przy wykorzystaniu dedykowanej aplikacji desktopowej.
Mechanizm uwzględnia kontekst i specyfikę treści tworzonych w administracji i organizacjach. Nie podejmuje decyzji za użytkowników, lecz wskazuje obszary potencjalnego ryzyka i miejsca wymagające uwagi, pozostawiając odpowiedzialność po stronie zespołów.
Zakres zastosowania
Rozwiązanie może być wykorzystywane zarówno w przestrzeni publicznej, jak i wewnętrznej organizacji — wszędzie tam, gdzie publikowane lub przetwarzane są treści zawierające dane osobowe.
Najczęściej obejmuje:
- BIP oraz serwisy WWW i serwisy tematyczne,
- dokumenty i załączniki udostępniane online,
- dokumenty przechowywane lokalnie na stanowiskach pracy,
- analizy realizowane jednorazowo lub w sposób cykliczny.
- Zakres i częstotliwość działania są ustalane indywidualnie.
Co jest wykrywane
Analiza koncentruje się na identyfikacji danych osobowych oraz sytuacji, w których ich ujawnienie może stanowić ryzyko prawne lub organizacyjne. Obejmuje to zarówno dane ujawnione w sposób oczywisty, jak i informacje, które w określonym kontekście nie powinny być dalej przetwarzane lub udostępniane.
Rozwiązanie pozwala również wskazywać treści, których status zmienił się w czasie — na przykład materiały, które były poprawne w momencie publikacji, lecz po upływie określonego okresu wymagają ponownej weryfikacji lub wycofania.
Gdzie rozwiązanie sprawdza się najlepiej
- Usługa jest przeznaczona dla organizacji, które na co dzień pracują z danymi osobowymi klientów, mieszkańców lub pracowników, a skala treści utrudnia ręczną weryfikację.
W szczególności dla: - urzędów i jednostek samorządu terytorialnego,
- instytucji publicznych,
- działów kadrowych i HR,
- działów obsługi klienta,
- organizacji prowadzących działalność handlową,
- jednostek przetwarzających duże wolumeny dokumentów.
Efekt dla organizacji
Wdrożenie rozwiązania pozwala uporządkować obszar publikowanych treści i dokumentów oraz ograniczyć ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych. Systemowe wsparcie zespołów przekłada się na oszczędność czasu w codziennej pracy, zwiększenie skuteczności identyfikowania potencjalnych ryzyk oraz poprawę bezpieczeństwa prawnego i wizerunkowego organizacji.
Zapraszamy do kontaktu
Marek Szutko
Od lat wspieramy gminy w całej Polsce
Podobne produkty
Rozkłady jazdy komunikacji miejskiej
Jednym z wielu komponentów SmartSite CMS jest moduł rozkładu jazdy komunikacji miejskiej umożliwia umieszczenie informacji o aktualnym rozkładzie jazdy na stronie internetowej gminy, na stronie systemu Lupe oraz w powiązanej aplikacji mobilnej. Dzięki temu gmina może zapewnić swoim mieszkańcom bieżącą, łatwo dostępną i wygodną metodę planowania miejskich podróży.
Moduł jest w pełni dostosowany do wymagań WCAG 2.1, co zapewnia dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami. W rozkładzie jazdy można również osadzić dodatkowe informacje, na przykład oznaczyć, który autobus jest niskopodłogowy.
SmartSite eUsługi
Moduł e-Usług wspiera transformację cyfrową urzędów poprzez ułatwienie przygotowania i obsługi elektronicznych wniosków spraw urzędowych - od przygotowania wzoru wniosku, jego udostępnienie w Internecie, wsparcie wypełniania przez mieszkańców czy przedsiębiorców, aż po ich podpisanie i wysyłkę do systemu EZD lub systemu dziedzinowego za pośrednictwem systemu e-Doręczenia lub poprzez bezpośrednią integrację.
Więcej
Moduł Statystyczno-Raportowy
Moduł Statystyczno-Raportowy to kompleksowe rozwiązanie wspierające gromadzenie, przetwarzanie i raportowanie danych dla instytucji publicznych, w tym kulturalnych i edukacyjnych. Stworzyliśmy narzędzie, które automatyzuje procesy gromadzenia, weryfikacji oraz eksportowania i przekazywania danych statystycznych i sprawozdawczych na potrzeby różnych instytucji zewnętrznych i nadzorujących. Moduł zapewnia oszczędność czasu, eliminację błędów i pełną zgodność z wymaganiami formalnymi. System oparty jest na centralnej bazie danych, co umożliwia spójne zarządzanie informacjami, generowanie raportów w czasie rzeczywistym oraz ich dostosowanie do potrzeb różnych odbiorców, takich jak GUS, MKiDN, czy lokalne samorządy.
Nasze rozwiązania jest zgodne z wymaganiami zawartymi m.in w Zarządzeniu Nr 52 Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 29 sierpnia 1988 r. w sprawie obowiązków sprawozdawczych w zakresie kultury. System jest szczególnie polecany dla takich instytucji jak książnice, biblioteki czy kuratoria.
Sklep internetowy
Moduł sklepu internetowego to kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia prezentację produktów oraz płatność online. Jest on szczególnie dostosowany do sprzedaży wydawnictw, pamiątek czy innych produktów realizowanych przez gminne jednostki kultury lub biblioteki.
System jest prosty w obsłudze, a jednocześnie oferuje szerokie możliwości. Produkty mogą być opisane dowolnymi atrybutami, zdjęciami i opisem tekstowym. Obsługiwane są wydawnictwa elektroniczne w formacie PDF z osadzaniem znaku wodnego. Możliwa jest też konfiguracja opłat za wysyłkę oraz integracja z systemem księgowym klienta, oraz faktur dla klientów.